2020年04月05日

発送日ミス防ぐには?

発送日ミス。ありませんか?

 

お客様から

「今日納品でFAX送っていたんですが

届かないんです、、、」

 

のお電話。

 

確認すると

「本当は『4日発送』、5日にお届けだったのに、

『5日発送』のところに受注書が入っていましたー!」

という事実。お客様へ、1日遅れてお届けしてしまいました。

(申し訳ございません。。。)

 

なぜ、こういうことがおきるのか?

 

アナログ大島農園は

ご注文をFAXでいただくことが多いのです。

 

もし、メールでいただいても、

チェックのために結局プリントアウト

してたりします。

 

 

そう、受注→集計までを

自動化していないのです。

 

 

FAXや、お電話、メールでお受けした受注書は

出荷用ホワイトボードにとめてある

「日~土」7つの発送日のクリップへ

日付を見てはさむことにしています。

 

 

ところが、ここで、こんなことが起きます。

 

 

どうしてもお客様の「納品希望日」

の日付に引っ張られて

 

 

ほんとうは

【前日】日付のクリップにはさまないと、

なのに、無意識的に

【納品日(お届け予定日)】日付のクリップに

はさんでしまうことがある。

(申し訳ございません、、、。)

 

 

・地元の飲食店や個人のお客様への配達

・農園に引き取りに来られる方

のご注文も混じるので

その場合は【発送日】=【納品日】。

になるので、ここもゴッチャになったりします。

 

 

今までは発送ミスが起きるたび

「気をつける」

という気持ちで気をつけていました。

 

 

 

しかしまた、仕事が盛り上がって、

心の余裕がなかったりすると

発送日ミス!涙

 

 

いいわけですが

本人は「気をつけて」るつもりなのです。

でも無意識にやっちゃうことって

なかなか、直らなくないですか!?

 

 

私があまりに ぽ〇こつなのでしょうか?(涙)

お伺いしたいのですが、、、(涙)

皆さんは「気をつければ」

すぐにあらゆることを改善できますか?

 

 

もちろん、自覚は大事なのですが

「気をつける」

「意識する」

だけでは解決しないことって、結構ないですか?

 

 

 

私だけ?ww

でも、みんなが「気をつければ」

交通事故がなくなるんだったら、

今頃なくなってるはずなんです。

 

 

無意識的に、「うっかり」やってしまうことを

防ぐにはどうしたらいいのか?

 

そこで

出荷チームミーティングで、

方眼ノートメソッドを使いまして

「どんな時に」

「誰が」

「どういう手順で」

間違ったのか?という事実をみていきました。

 

それに対して、

「いつ」

「誰が」

「どういう対策を実行する」

を決めました。

 

具体的には

 

【対策1】受注書に農園使用欄をつける。

①受注受けた人が発送日を赤字で記入

②「ヤマト(宅配便)・配達・引取り」の別を確認して〇つける

③赤字を見て、その日付のクリップへはさむ

 

【対策2】人海ダブルチェック

受注〆切は前々日正午、と決めているので、

〆切までに入った受注書を

例えばAさんがクリップへはさんだら

①Aさん以外の人が、ローテーションで

②午後イチの作業開始前に

③「翌日」と、「翌々日」日付のクリップにはさまれたものをチェックする

ことにしました。

 

さあ、これで!

発送日ミスなくします。

(重ね重ね、間違ってしまったお客様

申し訳ございませんでした)

 

アナログでちっちゃい話ですみません(笑)

 

といいますか!

そもそも!

今年度中に!なる早で!

受注→入力→集計→出荷指示→納品請求書出力→送り状発行

自動化!

 

が目標です。

 

 

ちなみに、やっとメール注文フォームが、できました。

驚くほど、受注が楽になりました。

なんでさっさとやらなかったんやろ~。

4月上旬にはクレジット決済導入しますよっ!


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